Abläufe Dispo
Terminvergabe über die monatlichen anfallenden Server Wartungen und MSP vergibt Caro, hier wird es rotierend sein.
Im Serviceboard unter SUP werden diese im Status erstmal auf Dispo gesetzt, bis es Caro eingeplant hat.
Outlook Darstellung und Bedeutung:
Termine die fest vereinbart sind, dass heißt ein fixer Termin mit Kunde vereinbart wurde, muss auf gebucht gesetzt werden, somit erscheint der Termin mit ausgefüllten Balken links.
Termine, die eingeplant wurden, aber nicht fix mit Kunden vereinbart wurden, müssen mit Vorbehalt angezeigt werden, somit erscheint der Termin mit einem gestreiften Balken links.
Somit für jeden auf den ersten Blick einsehbar.
Termine in Outlook übernehmen:
Termine werden über das Ticket ins Outlook reingezogen, so dass immer alle Infos drin sind.
Gewünschten Termin in Outlook markieren, Ticket aus Serviceboard reinziehen.
Oben dann noch ergänzen, was genau an dem Termin gemacht wird.
Bei manuellen Einträgen müssen alle Infos mit rein – so dass es von jedem nachvollziehbar ist. (z.B. im Falle eines Ausfalles eines Technikers) Alle Infos heißt: Kunde, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Ticketnummer, Beschreibung, eventuell interne Notizen, rufen wir an oder Kunde und zum Schluss wer hat den Termin wann eingeplant. Auch hier bitte beachten, dass die „Anzeigen als“ richtig ausgefüllt wird.
Termin eingeplant:
Sobald ein Ticket eingeplant ist, muss der Status im Ticket auf Termin eingeplant geändert werden und unter interne Notizen den Termin eintragen (Beispiel: 04.03.2024 15:04, CV: Termin eingeplant am 27.03.2024 um 14:15 Uhr). Natürlich können diese Termine auch verschoben werden, wenn es aktuell akutere Fälle gibt. Hier ist nur das Fälligkeitsdatum zu beachten, dies muss eingehalten werden.
Termin fest vereinbart:
Sobald ein Termin zu einem Ticket fest vereinbart wurde, muss der Status im Ticket auf Termin vereinbart geändert werden und unter interne Notizen den Termin eintragen (Beispiel: 04.03.2024 15:04, CV: Termin vereinbart am 27.03.2024 um 14:15 Uhr)