Abläufe
Vertrieb <-> Technik
Aufträge / Tickets
Bei Auftragserstellung werden gleich Tickets vom Vertrieb generiert, diese beinhalten auch die Checklisten.
Unter Beschreibung müssen genaue Infos die so aus dem Auftrag nicht ersichtlich sind. Auch ausgemachte Dinge, die zwischen Kunde und Geschäftsleitung besprochen wurden, müssen hier mit rein, so dass der Techniker den gleichen Stand hat wie der Kunde.
Der Auftrag wird im Ticket unter Dokumente hinterlegt (bei mehreren Tickets wird der Auftrag bei dem Ticket der Grundinstallation hinterlegt). Hier gibt es auch die Möglichkeiten über Outlook sich die Aufträge der Kunden anzeigen zu lassen über die Add-ins.
Bei Bearbeitung durch Techniker, muss (wenn vorhanden) nach den Checklisten vorgegangen werden. Wenn der einzelne Punkt fertig ist, darf dieser erst abgehakt werden!!!
Ticketerstellung
Neues Ticket erstellen, Kunde und Ansprechpartner auswählen sowie Typ und Hauptkategorie. Das Ganze speichern, Textbaustein Ticket NEU verwenden und Angaben ergänzen.
Sobald alles ordnungsgemäß ausgefüllt wurde, das Ticket noch weiterleiten. Bei Weiterleitung Kunden über den Empfang des Supportauftrags informieren (Haken setzten bei Kunde-E-Mail), eventuell vorgegebenen Text ergänzen mit z.B. vereinbarten Termin oder so.
Ticket schließen und Zeit speichern auch wieder mit Textvorlage aus Ticket Zeiteinträge. Den Zeiteintrag Ticketerstellung verwenden
Zeiteinträge
Eingehende Infos / Anrufe zu bestehenden Tickets
Anrufe und Infos werden im Ticket mit E-Mail an Bearbeiter eingetragen.
Warenausgang
Bei Termine vor Ort, IMMER nur mit Lieferschein. Das heißt am Tag vorher muss der Vertrieb informiert werden, dass Lieferscheine erstellt werden müssen.
Entnahme Lager
Wenn Ware vor Ort benötigt wird, welche nicht im Auftrag sind, diese im Ticket hinterlegen (das kann man beim Zeiteintrag über Material hinzufügen, hier wird dann automatisch ein Lieferschein angelegt) oder die Infos und Verpackungseinheiten an Caro weitergeben, so dass sie es dazu bucht.
MSP-Installationen
Bei Installation von MSP oder z.B. Avast usw. – Info weitergeben an Vertrieb, dass dies auch dem Kunden, berechnet werden kann. Hier ist es wichtig ist es ein Ersatz oder eine Erweiterung der Lizenzen und das Installationsdatum.