Bei der Umstellung von einem klassischen E-Mail-System mit IMAP oder POP3 auf Microsoft 365 (Exchange Online) gibt es verschiedene Wege.

M365 bietet u. A. das automatische Importieren von Postfächern aus anderen Mailsysteme an.

Da dies jedoch den vielen unterschiedlichen Konfigurationen der bisherigen Benutzer bei den bisherigen Postfach-Anbietern nur selten gerecht wird, ist der Weg der manuellen Migration über PST-Dateien häufig der Königsweg.


Wie dieser Ablauf strukturiert ist, stellen wir hier am Beispiel von Postfächern, Kalendern, Kontakten der Domain max.mustermann@musterfirma.de unter Microsoft Outlook beim Provider IONOS (1&1) exemplarisch dar.


Wir gehen davon aus, dass alle benötigten Lizenz im M365 gebucht sind und zur Verfügung stehen.

  1. Domain musterfirma.de bei M365 authentifizieren über den aktuellen DNS-Verwalter (hier IONOS)
  2. DNS-Einträge beim DNS-Verwalter gemäß M365-Vorgaben anpassen. Ausgenommen (!) MX, SPF und CNAME "autodiscover"
  3. Anlage der neuen Benutzer/Postfächer mit der Kundendomain @musterfirma.de 
  4. Zuweisen der Lizenzen zu den neuen Benutzern
  5. Erstmaliges LogIn mit den neuen Benutzern unter https://csg.gmbh/m365login um Sprache und Zeitzone wunschgemäß anzupassen
  6. Die Zugangsdaten zu den Postfächern werden an den Kunden übergeben, so dass auf Kundenseite bei den Benutzern die folgenden Schritte durchgeführt werden können.
  7. Umstellung der restlichen DNS-Einträge (MX, SPF, Autodiscover) bei IONOS (erfahrungsgemäße Dauer bis zur weltweiten Aktivierung zwischen 3h und 48h)
  8. Ab jetzt sind sowohl der neue Posteingang bei M365 über den Browser und der bisherige Posteingang über Outlook zu beobachten. Zu Beginn kommen Mails noch im alten System an und können von dort versendet werden. Dann kommen u. U. Mails teilweise im alten, teilweise im neuen System an und sind nur noch über das neue System zu versenden. Zum Schluss kommen Mails nur noch im neuen System an und werden weiterhin nur noch darüber versendet.
  9. Da jetzt keine Mails mehr im alten System ankommen wird der Stand jedes Postfachs über den Outlook-PST-Export gesichert. Dies erfolgt aufgesplittet jeweils 1x komplett, 1x nur Kalender, 1x nur Kontakte etc..
  10. Nach dem Export in die PST-Dateien wird das alte Microsoft Office deinstalliert, wenn es sich bei den M365-Lizenzen um Postfach mit App handelt, so dass im Anschluss die neue M365-Anwendungsinstallation erfolgen kann. Andernfalls bleibt das bestehende Microsoft Office (hier ist vorab die Kompatibilität mit M365 zu prüfen) auf dem Rechner.
  11. Auf weiteren Rechnern sowie auf Smartphones, Tablets etc. ist das alte Postfach auch zu entfernen und sicherzustellen, das kein Gerät übersehen wurde.
  12. Nun wird ein neues Outlook-Profil am Rechner eingerichtet (Name beispielsweise "M365-ab-20220107").
  13. Das neue Postfach wird eingebunden und enthält nur die Daten seit erfolgter Umstellung (siehe Punkt 8)
  14. Jetzt werden die PST-Dateien importiert und keine Duplikate zugelassen. 
  15. Wichtig: Es werden keine AutoVervollständigungs-Listen / Spitznamencache (siehe auch https://docs.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/contacts/information-about-the-outlook-autocomplete-list ) übernommen. Dies kann separat beauftragt werden, jedoch ist von dem Vorgehen abzuraten.
  16. Durch das Importieren werden die alten Daten bis zur Umstellung (siehe Punkt 8) in das lokale Outlook importiert und von dort auf den Mailserver hochgeladen/synchronisiert. Die Daten erscheinen sukzessiv dann auch in der Browseransicht des Postfachs (siehe Punkt 8).
  17. Der Vorgang kann, je nach Datenmenge und Internetbandbreite lange dauern und sollte keines Falls unterbrochen werden.
  18. Nach Abschluss des Uploads können auch die mobilen Endgeräte wieder angebunden werden. Es empfiehlt sich immer die Nutzung der Outlook-App (zum Zeitpunkt der Erstellung des Beitrages kostenlos in den App-Stores von Apple und Google).
  19. Final können, insofern kein zentrales Signatur-Management verwendet wird, noch lokale E-Mail-Signaturen neu angelegt (ggf. importiert), Sicherheits-Features wie DKIM, DMARC und Eingangsregeln in M365 konfiguriert, ein E-Mail-Archiv eingebunden, eine Datensicherung eingerichtet und Testmails intern sowie extern versendet und empfangen werden.


Das hier beschriebene Vorgehen hat sich als zuverlässig und universell bewährt.

Eine Gewähr kann jedoch trotz häufigem Einsatzes nicht übernommen werden, da die Umgebungsvariablen, je nach bisherigem Provider und Kundensystem, sehr unterschiedlich sein können.

Eine Datensicherung vor der Umsetzung liegt in der Verantwortung des Kunden, ist dringend zu empfehlen und sollte bereits bestanden haben (EU DSGVO-Vorgabe).